Rekisteriseloste

24.05.2018

Huittisten Koti-ikkuna Oy:n asiakastietokanta.
Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste.

REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ TIETOSUOJA-ASIOISSA

HUITTISTEN KOTI-IKKUNA OY   (2193339-5)
Lauttakylänkatu 2, 32700 Huittinen

Marjo Stenfors
050 359 1962
marjo.stenfors@koti-ikkuna.fi

REKISTERIN NIMI

Huittisten Koti-ikkuna Oy:n asiakastietokanta.

REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Rekisteröidyn suostumuksella tai asiakassuhteen tai muun vastaavan suhteen perusteella tapahtuva Koti-ikkunan palveluihin liittyvä henkilötietojen käsittely.

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisteröidyn henkilötietoja käytetään Koti-ikkunan asiakassuhteiden ylläpitämiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen, laskuttamiseen, saatavien valvontaan, tilastointiin sekä tuotteiden ja palveluiden tuottamiseen ja tarjoamiseen.

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

Rekisterissä käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

  • Rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, ikä,  työnantajan nimi ja yhteystiedot, titteli, asuinmaa
  • Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten hankitut palvelut, asiakaskontaktihistoria, palvelun myyjätiedot
  • Lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja –kiellot
  • Henkilötunnus luotettavaa tunnistamista, sähköistä allekirjoitusta ja luotonvalvontaa varten

REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään asiakkaalta itseltään puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla, palvelun tilauksen yhteydessä tai palvelua käytettäessä.
Pääsääntöisesti henkilötietoja kerätään henkilöltä itseltään lomakkeella, suoraan kiinteistövälitysjärjestelmään, sähköpostilla, puhelimella mobiilisovelluksella tai vastaavalla muulla tavalla.

LAKIIN TAI SOPIMUKSEEN PERUSTUVAT VAATIMUKSET

Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen sekä asiakkaan omien hakujen selvittäminen edellyttävät rekisterin sisältämät tiedot asiakasrekisterin tietosisältö mainittujen tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee mm. pitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan.

Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017) 3 luvun 3 §:n mukaisesti asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaa saattamista varten.
Asiakkaan tuntemistietoja ja muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteensopimaton näiden tarkoitusten kanssa.

TIETOJEN LUOVUTUS

Koti-ikkuna voi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoitettavissa rajoissa.

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita Koti-ikkunan ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla, joista niitä käsitellään muun muassa teknisen käyttöyhteyden avulla. Huittisten Koti-ikkuna voi myös käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

REKISTERIN SUOJAUS

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterinkäyttöä ja sisäänkirjautumista valvotaan.

Tiedot kerätään palvelun yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineisto, kuten hakemukset, käsin täytetyt toimeksiantosopimukset / selostusliitteet, muistivihot / kalenterit ja mahdolliset kopiot säilytetään lukituissa tiloissa.

Rekisterin käyttöoikeuden on rajattu henkilöihin, joiden tulee päästä rekisterin sisältämiin tietoihin voidakseen hoitaa työtehtäviään tai rekisterin käsittelytarkoituksia.

TIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA

Toimeksiantojen tietoja, asiakirjoja sekä niihin liittyviä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä toimeksiantoon liittyvien, lainsäädäntöön ja hyvään välitystapaan perustuvien velvoitteiden ja vastuukysymysten vuoksi.

Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi.

Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan tällöin viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta ( Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä, 444/2017  4 §).

Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei ole enää tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.

OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joista ei ole säilytettävä  tai voida säilyttää lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

TARKASTUSOIKEUS

Käyttäjällä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu.

Em. poiketen, asiakkaalla ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja (rahanpesulaki 4:3 §).  Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin asiakkaan pyynnöstä tarkastaa näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuuden.

Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella tai vaihtoehtoisesti esittää toimistollamme:

Huittisten Koti-ikkuna Oy
Marjo Stenfors
Lauttakylänkatu 2, 32700 Huittinen

Välittäjämme

realtor

Marjo Stenfors

Yrittäjä, LKV, YKV Puh. 050 3591 962 marjo.stenfors@koti-ikkuna.fi
realtor

Pekka Heikkilä

LKV, LVV Puh. 040 8400 231 pekka.heikkila@koti-ikkuna.fi
realtor

Tarja Lammela

Myyntineuvottelija, KiAT Asuntojen vuokraus Puh. 044 988 7093 tarja.lammela@koti-ikkuna.fi

Sijainti kartalla

Ota yhteyttä

  • Nimi:*
  • Sähköposti:*
  • Puhelinnumero:
  • Viesti:

Voit jättää myös nimettömästi palautetta toiminnastamme Suomen Kiinteistövälittäjäliiton lomakkeen kautta

.